VİLİNZE MOBİLYA SANAYİ TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ
KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI VE İŞLENMESİ POLİTİKASI

 

İÇİNDEKİLER

GİRİŞ

  1. BÖLÜM – “KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI VE İŞLENMESİ POLİTİKASI”NIN KULLANILMA AMACI
  2. BÖLÜM – “KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİNE İLİŞKİN İLKELER”

2.1. Hukuka ve Dürüstlük Kuralına Uygun Kişisel Veri İşleme Faaliyetlerinde Bulunma

2.2. Kişisel Verilerin Doğru ve Gerektiğinde Güncel Olmasını Sağlama

2.3. Belirli, Açık ve Meşru Amaçlarla İşleme

2.4. İşlendikleri Amaçla Bağlantılı, Sınırlı ve Ölçülü Olma

2.5. İlgili Mevzuatta Öngörülen veya İşlendikleri Amaç İçin Gerekli Olan Süre Kadar Muhafaza Etme

2.6. Kişisel Veri İşleme Faaliyetlerinin Kanunun 5 inci Maddesinde Belirtilen Kişisel Veri İşleme Şartlarından Bir veya Birkaçına Dayalı Olarak Kanunun 4üncü Maddedeki Temel İlkelerin Tümüne Uygun Şekilde Yürütülmesi

2.7. Kişisel Verilerin Aktarımında Uyulması Gerekenler

III. BÖLÜM – KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI VE İŞLENMESİNE İLİŞKİN YÜKÜMLÜLÜKLER

3.1. Veri Sorumluları Siciline Kaydolma Yükümlülüğü

3.2. Kişisel Veri Sahibini Aydınlatma Yükümlülüğü

3.3. Kişisel Verilerin Güvenliğini Sağlama Yükümlülüğü

3.3.1. Hukuka Uygun Veri İşlenmesini Temin İçin Teknik ve İdari Tedbirlerin Alınması

3.3.2. Kişisel Verilere Hukuka Aykırı Erişimi Engellemek için Teknik ve İdari Tedbirlerin Alınması

3.3.3. Kişisel Verilerin Korunması Konusunda Alınan Tedbirlerin Denetimi

3.3.4. Kişisel Verilerin Yetkisiz Bir Şekilde İfşası Durumunda Alınacak Tedbirler

3.4. Kişisel Veri Sahibini Bilgilendirme Yükümlülüğü

  1. BÖLÜM – ŞİRKETİN KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI VE İŞLEMESİ POLİTİKASINA UYUMU

4.1. KVK Kanunu ve İlgili Mevzuata Uyum İçin Şirketin Yapması Gereken Hususlar

4.2. Şirketin  Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikalarını Tasarlarken Uyması Gereken Hususlar

4.3.Şirket Çalışanlarının Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Konusundaki Temel Esaslar

  1. BÖLÜM – ŞİRKETİN KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI VE İŞLENMESİ POLİTİKASI YÖNETİM YAPISI

 

GİRİŞ

Bu Politika ile kişisel verilerin korunması ve işlenmesi konusunda VİLİNZE Masa Sandalye  Ticaret Limited Şirketi tarafından benimsenecek ve uygulamada dikkate alınacak ilkeler ortaya konulmaktadır.

Politika, VİLİNZE Masa Sandalye Ticaret Limited Şirketi olarak, kişisel verilerin korunması ve işlenmesi konusunda 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması (“KVK”) Kanunu’na uyum sağlamak amacıyla ilgili Şirket özelinde yürütülecek uyum faaliyetlerinin çerçevesini belirlemeyi ve koordinasyonu sağlamayı hedeflemektedir. Bu kapsamda amaç, VİLİNZE Masa Sandalye Ticaret Limited Şirketi olarak, kuruluşundan itibaren benimsenen, faaliyetlerin hukuka uygunluk, dürüstlük ve şeffaflık ilkelerine uygun olarak yürütülmesinin sürdürülmesidir.

VİLİNZE Masa Sandalye Ticaret Limited Şirketi, bu amaç ve hedefe uygun olarak, KVK Kanunu’na uyum konusunda gerekli yapıyı, prosedür ve süreçleri oluşturacak; çalışanlarında ve iş ortaklarında farkındalığın yaratılması için gerekli mekanizmaları hayata geçirecektir.

 

  1. BÖLÜM – “KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI VE İŞLENMESİ POLİTİKASI”NIN KULLANILMA AMACI

Politika ile VİLİNZE Masa Sandalye Ticaret Limited Şirketi tarafından KVK Kanunu’na uyum için önem taşıyan düzenlemelerin şirket  bünyesinde benimsenmesinin sağlanması amaçlanmaktadır. Bu kapsamda, Politika, VİLİNZE Masa Sandalye Ticaret Limited Şirketi’nin KVK Kanunu ve ilgili mevzuat tarafından ortaya konulan kuralları somut olarak nasıl uygulayacaklarına ilişkin yol gösterici bir nitelik taşımaktadır.

VİLİNZE Masa Sandalye Ticaret Limited Şirketi bu doğrultuda kendi bünyelerinde Politika’ya uyum için gerekli düzenlemeleri yapacak ve periyodik olarak Politika’ya uyum konusunda iç denetim mekanizmalarını işleterek Politika’ya uygunluğun devamlılığını sağlayacaklardır.

Şirket bünyesinde Politika’da düzenlenen ilkeler doğrultusunda kişisel verilerin işlenmesi ve korunması bakımından gerekli her türlü idari ve teknik tedbir alınacak, çalışanların farkındalığının sağlanması için iç sistemler kurulacak, yeni başlayan çalışanlar için gerekli uyum süreçleri işletilecek, VİLİNZE Masa Sandalye Ticaret Limited Şirketi nin iş ortaklarına konuya ilişkin gerekli bildirimler ve uyarılar yapılacaktır.

 

  1. BÖLÜM – “KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİNE İLİŞKİN İLKELER”

VİLİNZE Masa Sandalye Ticaret Limited Şirketi bakımından öncelikle önem arz eden hususlardan biri, kişisel verilerin işlenmesinde mevzuatta öngörülen genel ilkelere uygun davranılmasıdır. Bu kapsamda, şirket , Anayasa ve KVK Kanunu’na uygun olarak kişisel verilerin işlenmesinde aşağıda sıralanan ilkelere uygun hareket etmelidir.

 

2.1. Hukuka ve Dürüstlük Kuralına Uygun Kişisel Veri İşleme Faaliyetlerinde Bulunma

VİLİNZE Masa Sandalye Ticaret Limited Şirketi, KVK Kanunu’nun 4. maddesine uygun olarak, kişisel verilerin işlenmesi konusunda; hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun; doğru ve gerektiğinde güncel; belirli, açık ve meşru amaçlar güderek; amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü bir biçimde kişisel veri işleme faaliyetinde bulunmalıdır.

Bu kapsamda şirket, kişisel verilerin işlenmesinde orantılılık gerekliliklerini dikkate almalı ve kişisel verileri amacın gerektirdiği dışında kullanmamalıdır.

 

2.2. Kişisel Verilerin Doğru ve Gerektiğinde Güncel Olmasını Sağlama

VİLİNZE Masa Sandalye Ticaret Limited Şirketi, kişisel veri sahiplerinin temel haklarını ve kendi meşru menfaatlerini dikkate alarak işlediği kişisel verilerin doğru ve güncel olmasını sağlamalı; bu doğrultuda gerekli tedbirleri alarak bunları sağlamaya yönelik sistemleri kurmalıdır.

 

2.3. Belirli, Açık ve Meşru Amaçlarla İşleme

VİLİNZE Masa Sandalye Ticaret Limited Şirketi, kişisel verileri meşru ve hukuka uygun sebeplerle işlemelidir. Şirket, kişisel verileri yürütmekte olduğu faaliyetlerle bağlantılı olarak ve gerekli olduğu ölçüde işlemelidir. Şirket  tarafından kişisel verilerin hangi amaçla işleneceği henüz kişisel veri işleme faaliyeti başlamadan belirlenmelidir.

 

2.4. İşlendikleri Amaçla Bağlantılı, Sınırlı ve Ölçülü Olma

VİLİNZE Masa Sandalye Ticaret Limited Şirketi, kişisel verileri belirlenen amaçların gerçekleştirilebilmesine elverişli bir biçimde işlemeli ve amacın gerçekleştirilmesiyle ilgili olmayan veya ihtiyaç duyulmayan kişisel verilerin işlenmesinden kaçınmalıdır. Örneğin, sonradan ortaya çıkması muhtemel ihtiyaçların karşılanmasına yönelik kişisel veri işleme faaliyeti yürütülmemelidir.

 

2.5. İlgili Mevzuatta Öngörülen veya İşlendikleri Amaç İçin Gerekli Olan Süre Kadar Muhafaza Etme

VİLİNZE Masa Sandalye Ticaret Limited Şirketi, Türk Ceza Kanunu’nun 138 inci maddesine ve KVK Kanunu’nun 4 üncü ve 7 inci maddelerine uygun olarak; işledikleri kişisel verileri, yalnızca ilgili mevzuat ve kanunlarda öngörülen veya kişisel veri işleme amacının gerektirdiği süre kadar muhafaza etmelidirler.

Bu kapsamda, Şirket  öncelikle ilgili mevzuatta kişisel verilerin saklanması için belirli bir süre öngörülüp öngörülmediğini tespit etmeli, herhangi bir süre belirlenmişse bu süreye uygun davranmalı, süre belirlenmemişse kişisel verileri işleme amacının gerçekleşmesi için gerekli olan süre kadar saklamalıdırlar. Sürenin bitimi veya işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması halinde kişisel veriler VİLİNZE Masa Sandalye Ticaret Limited Şirketi tarafından silinmeli, yok edilmeli veya anonim hale getirilmelidir. Gelecekte kullanma ihtimali ile şirket tarafından kişisel veriler saklanmamalıdır.

 

2.6. Kişisel Veri İşleme Faaliyetlerinin Kanunun(KVKK) 5 inci Maddesinde Belirtilen Kişisel Veri İşleme Şartlarından Bir veya Birkaçına Dayalı Olarak Kanunun(KVKK) 4 üncü Maddedeki Temel İlkelerin Tümüne Uygun Şekilde Yürütülmesi

Kişisel veriler kural olarak, KVK Kanunu’nun 5 inci maddesinde belirtilen şartlardan bir veya bir kaçına uygun olarak işlenmelidir. VİLİNZE Masa Sandalye Ticaret Limited Şirketi tarafından, Şirket iş birimlerinin yürütmekte olduğu kişisel veri işleme faaliyetlerinin bu şartlardan bir veya bir kaçına dayalı olarak yürütülüp yürütülmediği tespit edilmeli, bu şartlardan bir veya bir kaçını sağlamayan kişisel veri işleme faaliyetleri süreçlerde yer almamalıdır.

Kişisel veri işleme faaliyetlerinin kişisel veri işleme şartlarından bir veya bir kaçına dayalı olarak yürütülmesinin sağlanmasının yanı sıra tüm kişisel veri işleme faaliyetlerinde KVK Kanunu’nun 4 üncü maddesinde belirtilen ve Politikanın 2.1 ila 2.5 bölümlerinde belirtilen tüm ilkelere uygun hareket edilmesi ve söz konusu ilkeleri içinde barındırması sağlanmalıdır.

Özel nitelikteki kişisel verilerin işlenmesi, üçüncü kişilere ve yurtdışına aktarılması konusunda KVK Kanunu’nda öngörülen özel hükümler de dikkate alınarak kişisel veri işleme faaliyetleri yerine getirilmeli; yukarıda belirtilen hususların yanında bu durumlarda kanunun aradığı özel gereklilikler de yerine getirilerek kişisel veri işleme faaliyetleri gerçekleştirilmelidir.Şirket , bu çerçevede, KVK Kanunu’ndaki düzenlemelere uyum için gerekli süreçleri oluşturacaktır.

 

2.7. Kişisel Verilerin Aktarımında Uyulması Gerekenler

VİLİNZE Masa Sandalye Ticaret Limited Şirketi, kişisel verilerin, özel nitelikli kişisel veriler dahil, aktarılması bakımından aşağıda yer verilen kurallara uygun davranmalıdır.

 

2.7.1. Yurtiçinde Kişisel Verilerin Aktarımı

VİLİNZE Masa Sandalye Ticaret Limited Şirketi, veri sahibinin kişisel verilerini, kişisel veri işleme amaçlarına uygun olarak ve gerekli güvenlik önlemlerini alarak (Bkz. Bölüm III/Başlık 3.3) üçüncü kişilere aktarmalıdır. Bu doğrultuda şirket  bünyesinde KVK Kanunu’nun 8’inci maddesinde öngörülen şartlara uygun hareket etmeye yönelik gerekli süreçler tasarlanmalıdır.

 

2.7.2. Yurtdışına Kişisel Verilerin Aktarılması

VİLİNZE Masa Sandalye Ticaret Limited Şirketi tarafından kişisel verilerin yurtdışına aktarılmasında, işleme amaçları doğrultusunda gerekli güvenlik önlemleri alınmalıdır. (Bkz. Bölüm III/Başlık 3.3)

VİLİNZE Masa Sandalye Ticaret Limited Şirketi tarafından kişisel veriler sadece KVK Kurulu tarafından yeterli korumaya sahip olduğu ilan edilen yabancı ülkelere veya yeterli korumanın bulunmaması durumunda Türkiye’deki ve ilgili yabancı ülkedeki veri sorumlularının yeterli bir korumayı yazılı olarak taahhüt ettiği ve KVK Kurulu’nun izninin bulunduğu yabancı ülkelere aktarılabilir.

VİLİNZE Masa Sandalye Ticaret ve Limited Şirketi tarafından bu doğrultuda KVK Kanunu’nun 9’uncu maddesinde öngörülen düzenlemelere uygun hareket etmeye yönelik gerekli süreçler tasarlanmalıdır. (Bkz. Bölüm VI/Başlık III)

 

III. BÖLÜM – ŞİRKETİN KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI VE İŞLENMESİNE İLİŞKİN YÜKÜMLÜLÜKLERİ

3.1. Veri Sorumluları Siciline Kaydolma Yükümlülüğü

Şirket, veri işlemeye başlamadan önce KVK Kurulu tarafından belirlenerek ilan edilecek süre içinde Veri Sorumluları Sicili’ne kayıt olmalıdır.

Veri Sorumluları Sicili’ne kayıt başvurusunda aşağıdaki bilgiler sunulmalıdır:

(1) Veri sorumlusu olarak şirketin  ve varsa temsilcisinin kimlik ve adres bilgileri.
(2) Kişisel verilerin hangi amaçla işleneceği.
(3) Veri konusu kişi grubu ve grupları ile bu kişilere ait veri kategorileri hakkındaki açıklamalar.
(4) Kişisel verilerin aktarılabileceği alıcı veya alıcı grupları.
(5) Yabancı ülkelere aktarımı öngörülen kişisel veriler.
(6) Kişisel veri güvenliğine ilişkin alınan tedbirler.
(7) Kişisel verilerin işlendikleri amaç için gerekli olan azami süre.

 

3.2. Kişisel Veri Sahibini Aydınlatma Yükümlülüğü

 

Şirket  kişisel verilerin elde edilmesi sırasında, kişisel veri sahibini, aşağıda yer alan konularda aydınlatmalıdır:

(1) Veri sorumlusu olarak şirketin  ve varsa temsilcisinin kimliği,
(2) Kişisel verilerin hangi amaçla işleneceği,
(3) Kişisel verilerin kimlere ve hangi amaçla aktarılabileceği,
(4) Kişisel veri toplamanın yöntemi ve hukuki sebepleri,
(5) Kişisel veri sahibinin sahip olduğu haklar;

  • Kişisel verilerin işlenip işlenmediğini öğrenmek,
  • İşleme amacını ve amaca uygun kullanıp kullanılmadığını öğrenmek,
  • Kişisel verilerin aktarıldığı kişileri bilmek,
  • Eksik veya yanlış işleme halinde düzeltme istemek ve şartları gerçekleşmişse kişisel verilerin silinmesini istemek ve bu taleplerinin üçüncü kişilere iletilmesi,
  • İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etmek,
  • Kanuna aykırı işleme sebebiyle zarara uğraması halinde zararını talep etmek.

Bu kapsamda, VİLİNZE Masa Sandalye Ticaret Limited Şirketi tarafından aydınlatma yükümlülüğünün yerine getirilmesine yönelik olarak kişisel veri toplama kanalları tespit edilmeli; bu toplama faaliyetleri özelinde KVK Kanunu’nda aranan kapsam ve şartlara haiz aydınlatma noktaları ve metinleri ile veri sahibi aydınlatılmalı; buna uygun süreçler tasarlanmalıdır.

 

3.3. Kişisel Verilerin Güvenliğini Sağlama Yükümlülüğü

VİLİNZE Masa Sandalye Ticaret Limited Şirketi bünyesinde, her açıdan güvenliğin sağlanmasının teşkil ettiği önemin bilinciyle, VİLİNZE Masa Sandalye Ticaret Limited Şirketi, KVK Kanunu’nun 12 inci maddesine uygun olarak, işlemekte oldukları kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini önlemek, verilere hukuka aykırı olarak erişilmesini önlemek ve verilerin muhafazasını sağlamak için uygun güvenlik düzeyini sağlamaya yönelik gerekli teknik ve idari tedbirleri almalı, bu kapsamda gerekli denetimleri yapmalı veya yaptırmalıdır.

Bu kapsamda, VİLİNZE Masa Sandalye Ticaret Limited Şirketi tarafından aşağıda sıralanan tedbirlerin alınmasına yönelik gerekli sistemler kurgulanmalı, bu sistemlerin denetimi yapılmalı ve güvenliğin risk teşkil ettiği durumlarda vakit kaybetmeksizin söz konusu riski ortadan kaldıracak önlemler alınmalıdır.

 

3.3.1. Hukuka Uygun Veri İşlenmesini Temin İçin Teknik ve İdari Tedbirlerin Alınması

VİLİNZE Masa Sandalye Ticaret Limited Şirketi, kişisel verilerin hukuka uygun işlenmesini sağlamak için, teknolojik imkânlar dâhilinde, gerekli teknik ve idari tedbirleri almalıdır.

 

(i) Kişisel Verilerin Hukuka Uygun İşlenmesini Sağlamak için Alınması Gereken Teknik Tedbirler

  • Şirket bünyesindeki iş birimleri tarafından gerçekleştirilen kişisel veri işleme faaliyetlerine ilişkin tüm süreçler analiz edilmeli, bu kapsamda bir “kişisel veri işleme haritası” çıkartılmalıdır. Şirketin  iş birimleri tarafından, verilerin toplanmasından silinmesine kadar gerçekleştirilen faaliyetlerin tümünün hukuka uygunluk denetimi yapılmalıdır.
  • Şirket bünyesinde gerçekleştirilen kişisel veri işleme faaliyetleri kurulan teknik sistemlerle denetlenmelidir.
  • Alınan teknik önlemler periyodik olarak iç denetim mekanizması gereği ilgilisine raporlanmalıdır.

 

(ii) Kişisel Verilerin Hukuka Uygun İşlenmesini Sağlamak için Alınması Gereken İdari Tedbirler

  • Şirket, çalışanlarını, kişisel verilerin korunması hukuku ve kişisel verilerin hukuka uygun olarak işlenmesi konusunda bilgilendirmeli ve eğitmelidir.
  • Şirket ile çalışanları arasındaki hukuki ilişkiyi yöneten sözleşme, belge ve politikalara, KVK Kanunu’ndaki düzenlemelere aykırı biçimde kişisel verilerin işlenmemesi, ifşa edilmemesi ve kullanılmaması yükümlülüğü getiren kayıtlar konulmalıdır.
  • Kişisel verilere erişim, işleme amacı doğrultusunda ilgili Şirket çalışanı ile sınırlandırılmalı, ayrıca, Şirket bünyesinde tutulan her kişisel veriye, her çalışanın erişim imkanı bulunmamalıdır.
  • Şirketin yürütmekte olduğu tüm faaliyetler detaylı olarak tüm iş birimleri özelinde analiz edilmeli, bu analiz neticesinde ilgili iş birimlerinin gerçekleştirmiş olduğu ticari faaliyetler özelinde kişisel veri işleme faaliyetleri belirlenmelidir.
  • Her bir iş biriminin faaliyetlerinin KVK Kanun’unda belirtilen kişisel veri işleme şartlarına uygunluğunun sağlanmasına yönelik isterler, her bir iş birimi ve yürütmekte olduğu detay faaliyet özelinde tespit edilmelidir.
  • İş birimleri bazında belirlenen hukuksal uyum isterlerinin sağlanması için Şirket tarafından, ilgili iş birimleri özelinde farkındalık yaratılmalı ve uygulama kuralları belirlenmelidir. Şirket tarafından, bu hususların denetimini ve uygulamanın sürekliliğini sağlamak için gerekli idari tedbirler alınarak, politika, prosedür ve eğitimler hayata geçirilmelidir.

 

3.3.2. Kişisel Verilere Hukuka Aykırı Erişimi Engellemek için Teknik ve İdari Tedbirlerin Alınması

VİLİNZE Masa Sandalye Ticaret Limited Şirketi, kişisel verilerin tedbirsizlikle veya yetkisiz olarak üçüncü kişilere açıklanmasını, görüntülenmesini, aktarılmasını veya başka şekillerde hukuka aykırı şekilde elde edilmesini önlemek için, korunacak verinin niteliğine ve teknolojik imkânlara göre gerekli teknik ve idari tedbirleri almalıdır.

 

  • Kişisel Verilere Hukuka Aykırı Erişilmesini Önlemek için Alınması Gereken Teknik Tedbirler
  • Teknolojideki gelişmelere uygun teknik önlemler alınmalı, alınan önlemler periyodik olarak güncellenmeli ve yenilenmelidir.
  • Şirket tarafından, iş birimi bazında hukuksal uyum isterlerine uygun olarak erişim ve yetkilendirme teknik çözümleri devreye alınmalıdır.
  • Alınan teknik önlemler periyodik olarak iç denetim mekanizması gereği ilgilisine raporlanmalı, risk teşkil eden hususlar yeniden değerlendirilerek gerekli teknolojik çözüm üretilmektedir.
  • Virüs koruma sistemleri ve güvenlik duvarlarını içeren yazılımlar ve donanımlar da dâhil ilgili yazılım ve sistemler kurulmalıdır.
  • Teknik konularda bilgili personel istihdam edilmelidir.

 

  • Kişisel Verilere Hukuka Aykırı Erişilmesini Önlemek için Alınması Gereken İdari Tedbirler
  • Şirket çalışanları, kişisel verilere hukuka aykırı erişimi engellemek için alınacak teknik tedbirler konusunda eğitilmelidir.
  • İş birimi bazında hukuksal uyum isterlerine uygun olarak şirket tarafından kuruluş bünyesinde kişisel verilere erişim ve yetkilendirme süreçleri tasarlanmalı ve uygulanmalıdır.
  • Şirket çalışanlarından, öğrendikleri kişisel verileri KVK Kanunu hükümlerine aykırı olarak başkasına açıklamayacağı ve işleme amacı dışında kullanamayacağı ve bu yükümlülüğün görevden ayrılmalarından sonra da devam edeceğine ilişkin gerekli taahhütler alınmalıdır.
  • Şirket tarafından kişisel verilerin aktarıldığı kişiler ile akdedilen sözleşmelere, kişisel verilerin aktarıldığı kişilerin, kişisel verilerin korunması amacıyla gerekli güvenlik tedbirlerini alacağına ve kendi kuruluşlarında bu tedbirlere uyulmasını sağlanacağına ilişkin hükümler eklenmelidir.

 

3.3.3. Kişisel Verilerin Korunması Konusunda Alınan Tedbirlerin Denetimi

VİLİNZE Masa Sandalye Ticaret Limited Şirketi, alacağı teknik ve idari tedbirler bakımından tedbirlerin işleyişi ile ilgili olarak gerekli denetimleri yapmaya ve yaptırmaya yönelik sistemleri kurgulamalıdır. Bu denetim sonuçları şirketin  iç işleyişi kapsamında konu ile ilgili bölüme raporlanmalı ve alınan tedbirlerin iyileştirilmesi için gerekli faaliyetler yürütülmelidir.

VİLİNZE Masa Sandalye Ticaret Limited Şirketi tarafından; iş birimlerinin, iş ortaklarının ve tedarikçilerinin kişisel verilerin korunması ve işlenmesi konusunda farkındalıklarının artırılması ve denetimi konusunda gerekli süreçler tasarlanmalıdır.

 

3.3.4. Kişisel Verilerin Yetkisiz Bir Şekilde İfşası Durumunda Alınacak Tedbirler

VİLİNZE Masa Sandalye Ticaret Limited Şirketi, işlenen kişisel verilerin kanuni olmayan yollarla başkaları tarafından elde edilmesi halinde bu durumu en kısa sürede ilgili kişisel veri sahibine ve KVK Kurulu’na bildirmekle yükümlüdürler. Bu kapsamda, gerekli iç yapı oluşturulmalıdır.

 

3.4. Kişisel Veri Sahibini Bilgilendirme Yükümlülüğü

Kişisel veri sahipleri, gerek duydukları hallerde yazılı olarak veya KVK Kurulu’nun belirleyeceği diğer yöntemlerle başvuruda bulunarak kendi verilerine ilişkin bilgi talebinde bulunma hakları vardır.

Bu kapsamda, şirket , kişisel veri sahiplerinin haklarının değerlendirilmesi ve kişisel veri sahiplerine gereken bilgilendirmenin yapılması için KVK Kanunu’nun 13’üncü maddesine uygun olarak gerekli başvuru kanalları, başvuruların değerlendirilmesi, iç işleyiş, Kanun’da öngörülen sürelerde başvuruların cevaplandırılması ve sair idari ve teknik düzenlemelere ilişkin prosedür ve süreçleri oluşturmalı ve uygulamalıdır.

Kişisel veri sahipleri bu kapsamda;

  • Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,
  • Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
  • Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
  • Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
  • Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
  • KVK Kanunu ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
  • İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
  • Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme

haklarına sahiptir.

Kişisel veri sahiplerinin yukarıda sıralanan haklarına ilişkin taleplerini yazılı olarak VİLİNZE Masa Sandalye Ticaret Limited Şirketi ne iletmesi durumunda, şirket  talebin niteliğine göre ilgili talebi en kısa sürede ve en geç otuz gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırmalıdır.

VİLİNZE Masa Sandalye Ticaret Limited Şirketi tarafından ilgili başvuru sonuçlandırılırken, kişinin anlayabileceği bir dil ve formatta bilgi vermelidir.

VİLİNZE Masa Sandalye Ticaret Limited Şirketi, başvuruyu kabul edebileceği gibi, gerekçesini açıklayarak reddedebilir.

Kişisel veri sahibinin, başvurusunun reddedilmesi, verilen cevabı yetersiz bulması veya süresinde başvuruya cevap verilmemesi hallerinde 30 gün içerisinde KVK Kurulu’na şikâyet hakkı bulunduğu konusunda Şirket içinde gerekli uyarılar yapılmalı ve farkındalık sağlanmalıdır.

 

  1. BÖLÜM – ŞİRKETİN KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI VE İŞLEMESİ POLİTİKASINA UYUMU

4.1. KVK Kanunu ve İlgili Mevzuata Uyum İçin Şirketin Yapması Gereken Hususlar

VİLİNZE Masa Sandalye Ticaret Limited Şirketi tarafından KVK Kanunu ve ilgili mevzuata uyum için KVK Kanunu’nda öngörülen yürürlük sürelerine uygun hareket etmek üzere gerekli sistem ve hazırlıklar yürütülmelidir .

VİLİNZE Masa Sandalye Ticaret Limited Şirketi, Politika’da yer verilen düzenlemelere uyumun sağlanması için gerekli mekanizmaları oluşturmalıdır Bu kapsamda,

  • KVK Kanunu’nun 16ncı maddesine uygun olarak veri sorumluları siciline kayıt olunmasına yönelik gerekli süreçleri oluşturmalı ve uygulamalıdır.
  • KVK Kanunu’nun 10uncu maddesine uygun olarak, verilerin elde edilmesi sırasında kişisel veri sahiplerini aydınlatmalı ve kişisel veri sahiplerinin bilgi talep etmeleri durumunda gerekli bilgilendirmeyi yapmalıdır.
  • KVK Kanunu’nun 5inci maddesi gereğince, kişisel veriler, mutlaka kanundaki işleme şartlarından bir veya bir kaçına dayalı olarak ve KVK Kanunu’nun 4üncü maddesinde ve Politikanın 2.1 ila 254 bölümlerinde belirtilen kişisel veri işleme ilkelerine uygun bir şekilde işlemelidir.
  • Özel nitelikli kişisel verilerin işlenmesinde KVK Kanunu’nun 6ıncı maddesindeki düzenlemelere titizlikle uyulmalı, faaliyetlerin yürütülmesi için zorunlu değilse özel nitelikli veriler veri sahibinden talep edilmemelidir.
  • KVK Kanunu’nun 8inci ve 9uncu maddelerine uygun olarak, kişisel verilerin aktarılması konusunda Kanunda öngörülen ve KVK Kurulu tarafından ortaya konulan düzenlemelere uygun davranılmalıdır.
  • KVK Kanunu’nun 12nci maddesine uygun olarak, kişisel verilerin korunmasına ilişkin gerekli güvenlik sistemleri oluşturulmalıdır.
  • KVK Kanunu’nun 7nci maddesine uygun olarak kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi ve anonimleştirilmesine ilişkin gerekli sistemler oluşturulmalıdır.

 

4.2. Şirketin Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikalarını Tasarlarken Uyması Gereken Hususlar

VİLİNZE Masa Sandalye Ticaret Limited Şirketi, kişisel verilerin korunması ve işlenmesi politikalarını oluştururken;

  • KVK Kanunu’nda ve ilgili mevzuatta öngörülen düzenlemelere uygun hareket edilmeli,
  • Kamuoyuna açık politikaların kişisel veri sahipleri tarafından anlaşılabilir olmasına önem verilmeli,
  • Kamuoyuna açık politikalar ve bu politikalarda yapılacak değişiklikler kişisel veri sahiplerinin erişimine sunulmalı,
  • Temel Politikalar oluşturulmalı,
  • Kişisel veri sahiplerine sunulacak başvuru mekanizmaları karışıklığa yer bırakmayacak şekilde, açık ve net bir biçimde politikalarda belirtilmelidir.

VİLİNZE Masa Sandalye Ticaret Limited Şirketi tarafından, işbu Politika ile ortaya konulmuş olan esaslara uygun olarak kişisel verilerin korunması ve işlenmesi konusunda (i) şirket içi kullanım için ve (ii) kişisel veri sahiplerinin ve ilgililerin erişebileceği kamuoyuna açık temel politikalar oluşturulmalıdır. Hazırlanacak temel politikaların şirketin kişisel verilerin korunması ve işlenmesiyle bağlantılı diğer politikalarıyla uyumlu ve ilişkili olmasına dikkat edilmelidir.

VİLİNZE Masa Sandalye Ticaret Limited Şirketi tarafından, iç sistemlerine yönelik olarak hazırlanacak politika esasları, ilgili olduğu ölçüde kamuoyuna açık politikalara yansıtılmalı, ilgililerinin bu çerçevede bilgilenmesi ve VİLİNZE Masa Sandalye Ticaret Limited Şirketi yürüttüğü kişisel veri işleme faaliyetleri hakkında şeffaflık ve hesap verilebilirliğin sağlanması hedeflenmelidir.

 

4.3. Şirket Çalışanlarının Kişisel Verilerinin Korunması ve İşlenmesi Konusundaki Temel Esaslar

VİLİNZE Masa Sandalye Ticaret Limited Şirketi tarafından, kişisel veri sahibi çalışanlarına yönelik olarak da KVK Kanunu ve ilgili mevzuata uygun olarak hareket edilmelidir.

Bu kapsamda, VİLİNZE Masa Sandalye Ticaret Limited Şirketi tarafından;

    • Şirket çalışanlarına yönelik aydınlatma yükümlülüğü yerine getirilmelidir.
    • Şirket çalışanlarının kişisel verileri toplanırken, üzerinde işlem yapılırken (erişim, görüntülenme, şirket içi paylaşım dahil), saklanırken KVK Kanunu’nun 4üncü maddesinde düzenlenen ve bu Politikanın 2.1 ila 2.5 bölümlerinde yer alan ilkelerin tümüne uygunluğu sağlanmalı; çalışanların kişisel verilerinin KVK Kanunu’nun 5inci maddesinde düzenlenen ve Politikanın 2.6 bölümünde belirtilen şartlardan bir veya bir kaçına dayalı olarak işlendiği kontrol edilmeli ve uygunluğu sağlanmalıdır.
    • Şirket çalışanlarının kişisel verilerine ilişkin bilgi talebi başvurularının KVK Kanunu’nda öngörülen süre içinde değerlendirilmesi ve cevaplandırılmasına yönelik süreçler tasarlanmalı ve uygulanmalıdır.
    • Şirket çalışanlarının kişisel verilerinin güvenliği sağlamalıdır.
    • Şirket çalışanlarının kişisel verilerinin aktarımına ilişkin olarak KVK Kanunu’nun 8. ve 9. maddelerine uygun davranılmalıdır.
    • Şirket çalışanlarının kişisel verilerinin KVK Kanunu’nun 7. maddesine uygun olarak silinmesi, yok edilmesi veya anonimleştirilmesi için gerekli süreçler hayata geçirilmelidir.

 

  1. BÖLÜM –KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI VE İŞLENMESİ POLİTİKASI YÖNETİŞİM YAPISI

VİLİNZE Masa Sandalye Ticaret Limited Şirketi, KVK Kanunu’ndaki yükümlülükleri yerine getirmek ve işbu Politika’nın uygulanmasına yönelik olarak ve aşağıdaki fonksiyonları yerine getirmek üzere gerekli yönetişim yapısını kurmalıdır.

  • Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi ile ilgili temel politikaları ve değişiklikleri hazırlamak ve yürürlüğe koymak üzere üst yönetimin onayına sunmak,
  • Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesine ilişkin politikaların uygulanması ve denetiminin ne şekilde yerine getirileceğine karar vermek ve bu çerçevede şirket içi görevlendirmede bulunmak ve koordinasyonu sağlamak hususlarını üst yönetimin onayına sunmak,
  • Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ve ilgili mevzuata uyumun sağlanması için yapılması gereken hususları tespit etmek ve yapılması gerekenleri üst yönetimin onayına sunmak; uygulanmasını gözetmek ve koordinasyonunu sağlamak,
  • Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi konusunda Şirket içerisinde farkındalığı arttırmak,
  • Şirketin kişisel veri işleme faaliyetlerinde oluşabilecek riskleri tespit ederek gerekli önlemlerin alınmasını temin etmek; iyileştirme önerilerini üst yönetimin onayını sunmak,
  • Kişisel verilerin korunması ve politikaların uygulanması konusunda eğitimler tasarlamak ve uygulanmasını sağlamak,
  • Kişisel veri sahiplerinin başvurularını en üst düzeyde karara bağlamak,
  • Kişisel Verilerin Korunması Kurulu ve Kurumu ile olan ilişkileri yönetmek.

Yönetim yapısı oluşturulurken, bir komite kurulması ön görülüyor ise bu komitenin kimlerden oluşacağı ve görev dağılımı ilgili Şirketin üst yönetimi tarafından belirlenir. Komite oluşturulmayacak ise, bu fonksiyonların yerine getirilmesinde sorumlu için ilgili bir kişi yine şirket  üst yönetimi tarafından görevlendirilir. Komite veya bu konuda atanacak sorumlu kişi/kişilere yukarıda belirtilen görevlerine ek olarak, şirketin ihtiyaçları ve yürütmekte oldukları faaliyetlerin özelliğine göre başkaca görev ve sorumluluklar verilebilir.

EK-1 : TANIMLAR

Açık Rıza

Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rıza.

 

Anonim Hale Getirme

Kişisel verinin, kişisel veri niteliğini kaybedecek ve bu durumun geri alınamayacağı şekilde değiştirilmesidir. Ör: Maskeleme, toplulaştırma, veri bozma vb. tekniklerle kişisel verinin bir gerçek kişi ile ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesi.

 

Kişisel Veri Sahibi

Kişisel verisi işlenen gerçek kişi. Örneğin; Müşteriler, tedarikçiler, ziyaretçiler, çalışanlar ve çalışan adayları.

 

Kişisel Veri

Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi. Dolayısıyla tüzel kişilere ilişkin bilgilerin işlenmesi Kanun kapsamında değildir. Örneğin; ad-soyad, TCKN, e-posta, adres, doğum tarihi, kredi kartı numarası, banka hesap numarası vb.

Özel Nitelikli Kişisel Veri

Irk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inançlar, kılık kıyafet, dernek vakıf ya da sendika üyeliği, sağlık, cinsel hayat, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili veriler ile biyometrik ve genetik veriler özel nitelikli verilerdir.

 

Kişisel Verilerin İşlenmesi

Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem.

Veri İşleyen

Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel veri işleyen gerçek veya tüzel kişidir. Örneğin, VİLİNZE Masa Sandalye Ticaret Limited Şirketi verilerini tutan bulut bilişim firması, talimatlar çerçevesinde arama yapan call-center firması vb.

Veri Sorumlusu

Kişisel verilerin işlenme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, verilerin sistematik bir şekilde tutulduğu yeri (veri kayıt sistemi) yöneten kişi veri sorumlusudur. Örneğin, her bir tüzel kişilik.

EK-2 KISALTMALAR

Anayasa

 

9 Kasım 1982 tarihli ve 17863 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan; 7 Kasım 1982 tarihli ve 2709 sayılı Türkiye Cumhuriyeti Anayasası.

KVK Kurulu

Kişisel Verileri Koruma Kurulu

KVK Kurumu

Kişisel Verileri Koruma Kurumu

KVK Kanunu

7 Nisan 2016 tarihli ve 29677 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan, 24 Mart 2016 tarihli ve 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu.

 

Politika

VİLİNZE Masa Sandalye Ticaret ve Limited Şirketi Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikası

 

Türk Ceza Kanunu

12 Ekim 2004 tarihli ve 25611 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan; 26 Eylül 2004 tarihli ve 5237 sayılı Türk Ceza Kanunu.

Koleksiyonlar